Alle meldepflichtigen deutschen Finanzinstitute, die US-amerikanische meldepflichtige Konten oder Konten nicht teilnehmender Finanzinstitute im Sinne des Abkommens führen, sind verpflichtet, sich bei der Bundessteuerbehörde der Vereinigten Staaten von Amerika, dem Internal Revenue Service (IRS) zu registrieren und eine Internationale Identifikationsnummer (Global Intermediary Identifying Number - GIIN) zu beantragen (§ 7 Abs. 1 FATCA-USA-UmsV).

Dies gilt auch für kleine Finanzinstitute mit lokalem Kundenstamm, wenn sie meldepflichtige Konten im Sinne des FATCA-Abkommens führen.

Für die Registrierung ist das Registrierungsportal des IRS zu nutzen.

Eine GIIN (Global Intermediary Identifying Number) ist eine 19-stellige alphanumerische Kennnummer, die der eindeutigen Identifizierung der meldepflichtigen Finanzinstitute dient.

Sie wird bei der Registrierung von der Bundessteuerbehörde der Vereinigten Staaten von Amerika (IRS) vergeben und ist zwingend für die Übermittlung von FATCA-Daten erforderlich.

Weitere Informationen zur GIIN und damit zusammenhängenden Themen können den untenstehenden FAQs in der Rubrik „Fragen zu AIA-Prüfungen“ oder auf der Internetseite des IRS nachgelesen werden.

Zur Erfüllung ihrer rechtlichen Sorgfaltspflichten, sind deutsche Finanzinstitute dazu angehalten, sogenannte Selbstauskünfte bei Ihren Kunden einzufordern, um mögliche meldepflichtige Konten zu identifizieren oder gegebenenfalls auch als solche auszuschließen. Es handelt sich somit um eine Erklärung des Kunden, mit der eine mögliche US-amerikanische Steuerpflicht gegenüber dem entsprechenden Finanzinstitut bestätigt oder verneint werden kann. Diese Selbstauskünfte für FATCA werden ausschließlich von den Finanzinstituten an ihre Kunden zur Identifizierung steuerpflichtiger Konten verschickt. Die Finanzinstitute fragen diese Informationen daher nicht im Auftrag des BZSt ab, sondern agieren gemäß den gesetzlichen Vorgaben der FATCA-USA-UmsV.

Wir bitten um Verständnis dafür, dass eine Bewertung der persönlichen Steuerpflicht in den USA oder eine Auskunftserteilung zu inhaltlich fachlichen Anfragen, die über die Angaben auf der Internetseite des BZSt hinausgehen, seitens des BZSt nicht erfolgen kann. Diesbezügliche Informationen können gegebenenfalls auf der Internetseite des IRS oder der Diplomatischen Vertretung der USA in Deutschland nachgelesen werden. Zur Erörterung der persönlichen steuerlichen Situation, kann zusätzlich die Beiziehung eines Steuerberaters in Betracht gezogen werden.

Erstmeldungen sind bis zum 31. Juli des auf den Meldezeitraum folgenden Kalenderjahres an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu übermitteln.

Die Frist gilt erst dann als eingehalten, wenn die Daten vollständig beim BZSt eingegangen sind. Allein der Versuch, die Daten zu übermitteln, reicht zur Fristwahrung nicht aus.

Informationen zum Meldestart des aktuellen Meldezeitraums werden im Frühjahr eines jeden Jahres unter der Rubrik „aktuelle Meldungen“ veröffentlicht und sind zu beachten.
Sollten FATCA-Meldungen des aktuellen Meldezeitraums vor dem bekanntgegebenen Meldestart übermittelt werden, ist eine Abweisung der Datenlieferung beim BZSt zu erwarten und eine erneute Datenübermittlung nach dem offiziellen Meldestart erforderlich.

Nein, die FATCA-USA-Umsetzungsverordnung bzw. das FATCA-Abkommen erlauben keine Fristverlängerung.

Die Währung der zu übermittelnden Beträge in Bezug auf Kontosalden oder zugeflossene Erträge ist eine Pflichtangabe und somit stets in FATCA-Meldungen anzugeben. Die Beträge können in der Originalwährung angegeben werden. Eine Umrechnung, beispielsweise in EUR oder USD, ist nicht erforderlich.

Nein. Für Zwecke der Bestimmung des Gesamtsaldos oder des Gesamtwerts von Finanzkonten einer natürlichen Person muss ein meldendes Finanzinstitut alle von ihm oder einem verbundenen Rechtsträger geführten Finanzkonten zusammenfassen (Anlage I Abschnitt VI Unterabschnitt C Nummer 1 des FATCA-Abkommens).

Dieses Saldierungsgebot gilt jedoch nicht für die Übermittlung der Finanzkonten. Jedes meldepflichtige Konto muss unter Angabe der Kontonummer oder einer funktionalen Entsprechung, wenn keine Kontonummer vorhanden ist, dem BZSt gemeldet werden

Liegen in den Kundendaten eines deutschen Finanzinstituts keine meldepflichtigen FATCA-Daten vor, ist es möglich, das BZSt bzw. den IRS hierüber durch Abgabe einer sog. "Leermeldung" (Nilreport) zu informieren. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Übersendung einer Leermeldung besteht nicht (siehe auch BMF-Schreiben zu Anwendungsfragen vom 1. Februar 2017, Tz. 120).

Nachstehend werden die fachlichen Besonderheiten bei Verschmelzungen/Fusionen erläutert. Die diesbezüglich technische Betrachtung ist im Themenbereich "Technische Fragen" abgebildet.

In erster Linie ist bei FATCA-Meldungen im Zusammenhang mit einer Verschmelzung bzw. Fusion zweier Unternehmen allerdings sicherzustellen, dass es zu keiner Doppelmeldung von Konten kommt, keine meldepflichtigen Daten ausgelassen werden und bei der Abgabe von FATCA-Meldungen unberücksichtigt bleiben. Eine Filterung oder ein Abgleich der enthaltenen Konteninformationen kann und wird durch das BZSt nicht erfolgen.

Zudem sollte die Verschmelzung dem Fachbereich FATCA des BZSt angezeigt werden. Dies kann formlos per E-Mail an fatca@bzst.bund.de erfolgen.

Ist das "übernehmende FI" noch nicht im Besitz einer eigenen BZSt-Nummer und beabsichtigt die Datenübermittlung durchzuführen, ist eine entsprechende "Anmeldung des Datensenders zur elektronischen Übermittlung von Daten" für die Vergabe einer neuen BZSt-Nummer erforderlich, sofern das "übernehmende FI" die FATCA-Meldung übermittelt und keinen Dienstleister mit der Datenübermittlung beauftragt.

Im Zuge einer Verschmelzung sollte ferner sichergestellt werden, dass die US-amerikanische Steuerbehörde (IRS) hierüber insbesondere im Hinblick auf die Gültigkeit der vergebenen GIIN in Kenntnis gesetzt wird und zumindest von dem "übertragenen FI" keine weiteren FATCA-Meldungen für Meldezeiträume ab dem Meldezeitraum, in dem die Verschmelzung lag, übermittelt werden. Die GIIN des "übernehmenden FI" ist weiterhin gültig, sofern im Rahmen der Verschmelzung kein neuer Rechtsträger gegründet und eine neue Registrierung beim IRS durchgeführt wurde.
In welcher Form die Mitteilung über eine Verschmelzung vom IRS erwartet wird, kann das BZSt nicht beurteilen. Es wird daher an dieser Stelle lediglich auf den FATCA Online Registration User Guide verwiesen, der auf der Internetseite des IRS abgerufen werden kann.

Wie zu Beginn dieser FAQ erwähnt, sind weitere Erläuterung zur tatsächlichen Datenübermittlung der FATCA-Meldungen für die von der Verschmelzung betroffenen Meldezeiträume unter der Rubrik "Technische Fragen" nachzulesen.

Ab dem Meldezeitraum 2017 handelt es sich bei der TIN (Tax Identification Number) zum Kontoinhaber bzw. den beherrschenden Personen um eine Pflichtabgabe (§ 8 Abs. 5 FATCA-USA-UmsV). Die meldepflichtigen Finanzinstitute sind gem. Melde- und Sorgfaltspflichten zur Beschaffung und Übermittlung einer ordnungsgemäßen US-TIN verpflichtet. Sollte es in Ausnahmefällen nicht möglich sein eine gültige US-TIN anzugeben, kann unter gewissen Voraussetzungen ein Alternativcode verwendet werden, um insbesondere dem IRS die Gründe für das Fehlen der US-TIN darlegen zu können. Detaillierte Informationen zu den zulässigen Alternativcodes und meldezeitraumabhängigen Besonderheiten sind den auf dieser Internetseite veröffentlichten Dokumenten Kommunikationshandbuch FATCA Teil 2 und Teil 3, sowie in den FAQ auf der Internetseite des IRS im Abschnitt „Reporting“ – „Q3" zu finden.

Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass auch bei der Verwendung der mit dem IRS abgestimmten numerischen Alternativcodes eine Fehlermeldung des IRS im Rahmen der Notification bzw. UEFI zu erwarten ist, da es sich dennoch um keine gültige US-TIN handelt.

Die Angaben zur US-amerikanischen Steueridentifikationsnummer (US-TIN) des Kontoinhabers bzw. der beherrschenden Person sind für Meldezeiträume ab 2017 verpflichtend (vgl. § 8 Abs. 5 FATCA-USA-UmsV). Datensätze (Reports) zu Konten, bei denen keine Angaben zur US-TIN gemacht werden, werden automatisiert bei der Datenverarbeitung beim BZSt abgewiesen und nicht an die USA weitergeleitet.

Da die Beschaffung der US-TIN viele Finanzinstitute vor Herausforderungen gestellt hat, wurden meldezeitraumabhängige Übergangsregelungen eingeführt, die den Kommunikationshandbüchern FATCA Teil 2 und Teil 3 entnommen werden können.

Werden ungültige Eintragungen zur US-TIN in einem systematisch erkennbaren Muster vorgenommen, bspw. (123456789, 222222222, AAAAAAAAA, etc.), wird stets ein Fehler durch das System des IRS generiert und im Nachgang die Übermittlung einer gültigen US-TIN gefordert. Auch wenn die US-TIN aus tatsächlichen oder rechtlichen Gründen nicht angegeben werden kann oder ein numerischer Alternativcode verwendet wurde, ist die Ausgabe einer Fehlermeldung durch den IRS zu erwarten, da es sich um keine vom IRS vergebene, gültige US-TIN handelt (vgl. FAQ auf der Internetseite des IRS im Abschnitt „Reporting“ – „Q3").

Infolge der Notice 2023-11 wurden die vom IRS veröffentlichten TIN-Codes ab Meldezeitraum 2022 erweitert und zudem konkretisiert, welche Anforderungen und welche Maßnahmen vom Finanzinstitut bei der Verwendung eines alternativen TIN-Codes zwingend zu beachten und zu dokumentieren sind:

1. Das Finanzinstitut beschafft und meldet das Geburtsdatum jedes Kontoinhabers und jeder beherrschenden Person, deren US-TIN nicht gemeldet werden kann,
2. das Finanzinstitut fordert von jedem Kontoinhaber jährlich die fehlende US-TIN an,
3. das Finanzinstitut durchsucht - vor der Übermittlung der FATCA-Meldungen - seine elektronisch durchsuchbaren Daten auf Informationen zu den fehlenden, erforderlichen US-TINs und
4. das Finanzinstitut gibt für jedes Konto, für das eine erforderliche US-TIN fehlt, einen konkreten alternativen TIN-Code an, der vom IRS veröffentlicht worden ist.

Weitere Information zur Verwendung alternativer TIN-Codes und der damit einhergehenden Voraussetzungen sind in der Notice 2023-11, oder in den auf dieser Internetseite veröffentlichten Dokumenten Kommunikationshandbuch FATCA Teil 2 und Teil 3 nachzulesen.

Folgende Registrierungen sind für das Fachverfahren FATCA im Vorfeld erforderlich und daher rechtzeitig vor der Datenübermittlung durchzuführen:

• eine Registrierung bei der Bundessteuerbehörde der Vereinigten Staaten von Amerika (Internal Revenue Service - IRS) zur Erlangung der GIIN für das meldende Finanzinstitut (FI),
• Anmeldung des Datensenders (Fremddienstleister oder das Finanzinstitut selbst) beim Fachbereich FATCA im Bundeszentralamt für Steuern zur Erlangung einer BZSt-Nummer,
• die anschließende Einrichtung eines Benutzerkontos inklusive Erstellung des dazugehörigen BOP-Zertifikats im BZStOnline-Portal (BOP), falls der Datensender noch nicht über ein EOP- oder BOP-Zertifikat verfügt und
• die Beantragung der Freischaltung der Massendatenschnittstelle ELMA im BOP, falls die Übermittlung von Massendaten erwünscht ist.

Ausführliche Informationen zum Registrierungsverfahren für die Übermittlung von FATCA-Meldungen an das BZSt finden Sie im Kommunikationshandbuch Teil 1 - FATCA / CRS, welches auf der Internetseite des BZSt veröffentlicht ist.

Der Datensender, also derjenige, der die Daten übermittelt, muss beim BZSt registriert und im Besitz einer gültigen BZSt-Nummer und eines Zertifikates für das BZStOnline-Portal (BOP) sein. Mit dieser BZSt-Nummer kann der Datensender einzelne Meldungen zu verschiedenen Verfahren bzw. verschiedenen Finanzinstituten übermitteln. Eine separate Registrierung für jedes Finanzinstitut ist nicht erforderlich, wenn Massendaten oder auch Einzeldaten durch eine Meldestelle übermittelt werden sollen.

Sollen Massendaten übermittelt werden, ist zusätzlich noch die Freischaltung der Massendatenschnittstelle ELMA im BOP zu beantragen.

Es ist jedoch zu beachten, dass für jedes Finanzinstitut eine eigene GIIN (Global Intermediary Identification Number) beim IRS zu beantragen und zu übermitteln ist, um eine eindeutige Zuordnung zu gewährleisten. Außerdem können in einer FATCA-Meldung nicht mehrere Finanzinstitute konsolidiert angegeben werden, sondern für jedes Finanzinstitut ist eine eigene FATCA-Meldung zu erstellen.

Die BZSt-Nummer wird bei der Neuregistrierung eines Datensenders vom BZSt vergeben. Sie wird sowohl von Einzeldatenmeldern als auch von Massendatenmeldern zur Erstellung eines oder mehrerer Benutzerkonten im BOP (Registrierungsprozess) benötigt. Bei der Erstellung eines Benutzerkontos wird jeweils ein BOP-Zertifikat erstellt.

Auch in diesem Fall ist die Beantragung der Freischaltung der Massendatenschnittstelle ELMA im BZStOnline-Portal (BOP) erforderlich, soweit Massendaten übermittelt werden sollen.

Das Benutzerkonto-bezogene BOP-Zertifikat läuft grundsätzlich drei Jahre nach der Erstellung aus, kann aber durch aktives Handeln immer wieder verlängert werden und vermeidet somit den Verlust der gespeicherten und vorangegangenen Daten oder das Erfordernis ein neues Benutzerkonto erstellen zu müssen.

Zum Ablauf des Zertifikats erfolgt in der Regel eine rechtzeitige Benachrichtigung per E-Mail. Erfolgt daraufhin eine normale Anmeldung (Login) im BOP, wird das Zertifikat verlängert und alle Konten bleiben erhalten. Ist dies nicht geschehen und eine Anmeldung ist nicht mehr möglich, kann mit der bekannten BZSt-Nummer und dem dazugehörigen Geheimnis ein neues Benutzerkonto zur bestehenden BZSt-Nummer angelegt werden.

Der Datenaustausch für Massendaten erfolgt im XML-Format und wird in einem automatisierten Verfahren über die Massendatenschnittstelle ELMA durchgeführt.

Die Übermittlung muss nach dem aktuellen amtlich vorgeschriebenen Datensatz im Wege der Datenfernübertragung erfolgen. Weitergehende Informationen sind im Allgemeinen Kommunikationshandbuch zum "ELMA-Verfahren“, fachspezifische Informationen zum Kommunikationshandbuch FATCA Teil 3 enthalten.

Die Übermittlung von FATCA-Daten muss nach dem aktuellen amtlich vorgeschriebenen Datensatz im Wege der Datenfernübertragung erfolgen (§ 8 Abs. 3 FATCA-USA-UmsV), welche auf der Internetseite des BZSt veröffentlicht ist.

Eine kombinierte Übermittlung von Meldungen für einen Meldezeitraum als Massen- und Einzeldaten ist möglich. Des Weiteren kann eine Löschmeldung oder Korrekturmeldung auch über einen anderen Übermittlungsweg als denjenigen erfolgen, der ursprünglich für die Erstmeldung genutzt wurde (z. B. Übermittlung der Erstmeldung über die Massendatenschnittstelle ELMA und anschließende Korrektur per Einzeldatenübermittlung über das BZSt-OnlinePortal).

Sollte als erster Übermittlungsweg allerdings die Massendatenschnittstelle ELMA gewählt worden sein, sind die über die Massendatenschnittstelle ELMA übermittelten Daten nicht im BZStOnline-Portal (BOP) in der Rubrik "Meine Formulare" für eine mögliche Datenübernahme hinterlegt. Korrektur- oder Löschmeldungen sind manuell einzugeben und es ist dabei zu beachten, dass neben der beabsichtigten Korrektur, keine weiteren Abweichungen zur referenzierten Erstlieferung vorliegen dürfen.

Eine Sammelmeldung ist eine Meldung, die Daten verschiedener Finanzinstitute enthält. Diese Art von Meldung ist für das Verfahren FATCA technisch nicht zulässig. Innerhalb einer Meldung können immer nur meldepflichtige Daten eines Finanzinstituts (FI) erfolgen.

Weitere Informationen befinden sich im Kommunikationshandbuch FATCA Teil 3, welches auf der Internetseite des BZSt veröffentlicht ist.

Die von einem Finanzinstitut an das BZSt zu meldenden FATCA-Daten können in mehrere Teilmeldungen aufgeteilt werden. Eine Übermittlung der einzelnen Teilmeldungen durch unterschiedliche Datensender (Finanzinstitut und/oder Fremddienstleister) ist möglich.

Die Identifizierung des meldepflichtigen Finanzinstituts erfolgt über die mitzuliefernde GIIN (Global Intermediary Identifying Number), die vorab beim IRS zu beantragen ist.

Da es sich bei der TIN (Tax Identification Number) ab Meldezeitraum 2017 um eine Pflichtangabe handelt (§ 8 Abs. 5 FATCA-USA-UmsV), werden die betroffenen Datensätze (Reports) mit fehlender Angabe zur US-TIN des Kontoinhabers bzw. der beherrschenden Person bereits bei der Entgegennahme der Daten beim BZSt abgewiesen und eine erneute Übermittlung einer Erstmeldung der betroffenen Datensätze mit zulässigen Angaben zur US-TIN ist erforderlich. Informationen zu technisch zulässigen Alternativcodes bei fehlenden TINs und den in diesem Zusammenhang bestehenden Voraussetzungen können den auf dieser Internetseite veröffentlichten Dokumenten Kommunikationshandbuch FATCA Teil 2 und Teil 3, sowie in den FAQs auf der Internetseite des IRS im Abschnitt „Reporting“ – „Q3" entnommen werden.

Nachstehend werden die technischen Besonderheiten bei der Übermittlung von FATCA-Daten im Zuge einer Verschmelzung/Fusion erläutert. Die diesbezüglich fachliche Betrachtungsweise ist im Themenbereich "Allgemeine Fragen" abgebildet.

Konkrete Vorgaben des IRS für die Zuständigkeit der Übermittlung von FATCA-Meldungen für Meldezeiträume, die von einer Verschmelzung von meldepflichtigen FIs betroffen sind, sind dem BZSt nicht bekannt.

In erster Linie ist bei FATCA-Meldungen im Zusammenhang mit einer Verschmelzung bzw. Fusion zweier Unternehmen allerdings sicherzustellen, dass es zu keiner Doppelmeldung von Konten kommt, keine meldepflichtigen Daten ausgelassen werden und bei der Abgabe von FATCA-Meldungen unberücksichtigt bleiben. Eine Filterung oder ein Abgleich der enthaltenen Konteninformationen kann und wird durch das BZSt nicht erfolgen.

Da infolge der Verschmelzung Konten und Kundenbeziehungen auf das "übernehmende FI" übergehen, ist im Kalenderjahr der Verschmelzung zum Stichtag 31.12. das "übernehmende FI" als das meldepflichtige FI in Bezug auf die (übernommenen) meldepflichtigen Konten zu sehen.

Findet demnach die Verschmelzung unterjährig statt, sind Erstmeldungen (FATCA1 - Neue Daten) ab dem Jahr der Verschmelzung im Namen des "übernehmenden FI" und unter Angabe dessen GIIN zu übermitteln.

Für die spätere Übermittlung von Folgemeldungen (Korrektur- oder Löschmeldungen) ist zu beachten, dass die Angaben zum ReportingFI inhaltsgleich zur referenzierten Erstmeldung sein müssen. Insbesondere in Bezug auf Meldezeiträume vor dem Zeitpunkt der Verschmelzung und somit auf verarbeitete Erstmeldungen des "übertragenen FI", ist auch weiterhin stets das "übertragene FI" als meldepflichtiges Finanzinstitut beizubehalten. Sobald Abweichungen zwischen der Erstmeldung und Folgemeldung hinsichtlich der Angaben zum Namen oder der GIIN des FI festgestellt werden, kann eine Abweisung der Lieferung durch das BZSt bzw. den IRS nicht ausgeschlossen werden.

Nachmeldungen des "übertragenden FI" zu alten Meldezeiträumen vor dem Meldezeitraum, in dem die Verschmelzung stattfand, sind ebenfalls in dessen Namen und unter Verwendung dessen GIIN zu melden.

Wenn nach der Verschmelzung beide FI weiterhin ihre alten (IT)- Systeme technisch getrennt voneinander verwenden und dementsprechend mehrere XML-Dateien generieren, können diese auch als mehrere FATCA-Meldungen zu einem Meldezeitraum im Namen des "übernehmenden FI" übermittelt werden, da im FATCA-Verfahren aus technischer Sicht die Übermittlung mehrerer Teilmeldungen zulässig ist. Getrennte FATCA-Meldungen zu einem Meldezeitraum lassen sich im System dem meldepflichtigen FI zuordnen, sofern dieselbe Schreibweise des FI-Namen verwendet wird.

Da die Verschmelzung beim IRS angezeigt werden sollte, könnte dadurch die GIIN des "übertragenen FI" auf einen Gültigkeitszeitraum beschränkt werden. Wird diese für Meldezeiträume nach dem Zeitpunkt der Verschmelzung weiterhin verwendet, könnte dies zu einem Fehlerhinweis bezüglich einer ungültigen GIIN und somit zur Abweisung der betroffenen FATCA-Meldung(en) durch den IRS führen.

Sollte das Finanzinstitut selbst als Datensender auftreten und kommt es im Zuge der Verschmelzung zusätzlich zur Umfirmierung des "übernehmenden FI", muss auch die Anpassung der Kontaktdaten (Firmenbezeichnung, Adresse) zu einer bereits bestehenden BZSt-Nummer erfolgen. Unter Angabe der betroffenen BZSt-Nummer sind die entsprechenden Änderungen (Firmenbezeichnung und ggfs. weitere geänderte Kontaktdaten) dem BZSt mit der Bitte, die zu der BZSt-Nummer hinterlegten Daten in der Benutzerverwaltung der elektronischen Antragstellung zu ändern, mitzuteilen.

Wird ein IT-Dienstleister mit der Datenübermittlung beauftragt und somit dessen BZSt-Nummer verwendet, bleibt diese von den zuvor beschriebenen Hinweisen unberührt. Lediglich die vorherigen Informationen bezüglich der Finanzinstitute, in deren Namen die FATCA-Meldungen erfolgen sollen sind zu beachten.

Da es sich bei der TIN (Tax Identification Number) ab Meldezeitraum 2017 um eine Pflichtangabe handelt (§ 8 Abs. 5 FATCA-USA-UmsV), wird ab diesem Zeitpunkt stets die Angabe einer gültigen US-TIN systemseitig erwartet. Dieses automatisierte Vorgehen gilt auch für die Fallkonstellationen, in denen aus tatsächlichen und rechtlichen Gründen keine TIN eingetragen werden kann.

Sollte unabhängig von dem dafür ausschlaggebenden Grund keine US-TIN angegeben worden sein, werden die betroffenen Reports bereits durch das BZSt abgewiesen. Aber auch bei der generellen Verwendung von unzulässigen Zeichenkombinationen, der Verwendung von Zeichenkombinationen nach dem Gültigkeitszeitraum einer bestimmten Übergangsregelung, für welchen diese zugelassen wurden, ist die Ausgabe eines Fehlers durch den IRS zu erwarten.

Demnach führen folgende Konstellationen in bestimmten Meldezeiträumen zu einem Fehler:

• die Angabe zur TIN fehlt vollständig,
• die TIN wurde mit neun „A“ befüllt (ehem. unkooperative Kontoinhaber),
• die TIN wurde mit neun „0“ befüllt (ehem. Organisationen/passive NFFE, für die tatsächlich und/oder rechtlich keine TIN existieren kann) oder
• die TIN wurde mit einem systemisch identifizierbaren Muster (z.B. 123456789, 987654321, 222222222 etc.) befüllt.

Informationen zur Angabe einer gültigen US-TIN und den Voraussetzungen für die Verwendung eines alternativen Codes bei fehlender TIN, der dennoch die Ausgabe einer Fehlermeldung durch den IRS auslöst, können Sie den Kommunikationshandbüchern Teil 2 und Teil 3 entnehmen, welche auf dieser Internetseite unter der Rubrik "Handbücher" veröffentlicht sind.

Da es sich bei der US-amerikanischen Steueridentifikationsnummer (US-TIN) des Kontoinhabers bzw. der beherrschenden Person ab dem Meldezeitraum 2017 um eine Pflichtangabe handelt (§ 8 Abs. 5 FATCA-USA-UmsV), werden die betroffenen Reports bei Fehlen dieser Angabe bereits durch das BZSt abgewiesen.

Liegt dem FI keine gültige US-TIN vor, wird stets empfohlen die im Rahmen der Übergangsregelungen bisher zugelassenen Konstellationen zu verwenden. Da es sich jedoch um keine gültige, vom IRS vergebene US-TIN handelt, wird bei der Verwendung der folgenden, alternativen Zeichenkombinationen stets die Ausgabe eines Fehlers durch den IRS erwartet:

• die TIN wurde mit neun „A“ befüllt (unkooperative Kontoinhaber),
• die TIN wurde mit neun „0“ befüllt (Organisationen/passive NFFE, für die tatsächlich und/oder rechtlich keine TIN existieren kann) oder
• die TIN wurde mit einem systemisch identifizierbaren Muster (z.B. 123456789, 987654321, 222222222 etc.) befüllt.

Detaillierte Informationen zu den zulässigen Alternativcodes und meldezeitraumabhängigen Besonderheiten sind den auf dieser Internetseite veröffentlichten Dokumenten Kommunikationshandbuch FATCA Teil 2 und Teil 3, sowie in den FAQ auf der Internetseite des IRS im Abschnitt „Reporting“ – „Q3" zu finden.

Folgemeldungen müssen stets eine Referenzierung auf eine vorherige, nicht vom BZSt abgewiesene Erstmeldung enthalten, da sie sich auf bereits übermittelte Daten beziehen und dadurch ein Bezug zu den Reports, die korrigiert oder gelöscht werden sollen, hergestellt werden kann.

Bevor eine Folgemeldung initiiert wird, ist stets der Eingang der US-EmpfangsbestätigungAnFI, dem Verarbeitungsergebnis der USA zur vorhergegangenen FATCA-Meldung beim Datensender abzuwarten. Erst ab diesem Zeitpunkt ist es für den Datensender möglich eine Folgemeldung erfolgreich abzugeben. Maßgebend ist, dass die Verarbeitungsreihenfolge eingehalten wird und somit die vorherige FATCA-Meldung den gesamten Prüfprozess beim BZSt und beim IRS durchlaufen hat.

Wird die Übermittlung einer Folgemeldung zu einem früheren Zeitpunkt vom Datensender angestoßen, erfolgt eine Abweisung dieser FATCA-Meldung bereits durch das BZSt.

Gleiches gilt für die zeitgleiche oder unmittelbar aufeinanderfolgende Übermittlung mehrerer Folgemeldungen derselben oder verschiedener Meldearten. Ein solches Vorgehen führt zur Weiterleitung der technisch zuerst verarbeiteten FATCA-Meldung an die USA und für die weiteren FATCA-Meldungen zu einer Abweisung durch das BZSt. Auch bei der Notwendigkeit, mehrere Folgemeldungen zu versenden, ist jeweils der Erhalt der US-EmpfangsbestätigungAnFI zur vorhergegangenen FATCA-Meldung abzuwarten, bevor die nächste Folgemeldung übermittelt wird.

Weitergehende Informationen können den auf dieser Internetseite veröffentlichten Dokumenten Kommunikationshandbuch FATCA Teil 2 und Teil 3, sowie US-EmpfangsbestätigungAnFI (UEFI) entnommen werden.

Alle Informationen zur Zulässigkeit und Durchführung von möglichen Folgemeldungen bei angenommenen, fehlerfreien Erstmeldungen können den entsprechenden Dokumenten, die auf der Internetseite des BZSt veröffentlicht sind, entnommen werden.

Dabei enthält das Kommunikationshandbuch FATCA Teil 2 die Informationen, die für die Übermittlung von Einzeldaten maßgebend sind und das Kommunikationshandbuch FATCA Teil 3 die Informationen, die für die Übermittlung von Massendaten grundlegend sind.

Bestehen allerdings nach Versand einer Lieferung Rückfragen zu bestimmten Fehlermeldungen, die in einem Verarbeitungsprotokoll FATCA ausgegeben, oder durch das US-amerikanische System generiert und dem Datensender in Form einer US-EmpfangsbestätigungAnFI bereitgestellt wurden, können entsprechende Informationen aus den gleichnamigen Dokumenten in der Rubrik Rückmeldungen und Protokolle nachgelesen werden.

Eine Löschmeldung muss stets eine Referenzierung auf eine erfolgreich übermittelte Erstmeldung enthalten. Das heißt, eine FATCA-Meldung der Meldeart FATCA1 - Neue Daten wurde ohne Fehler beim BZSt verarbeitet, technisch angenommen und an den IRS weitergeleitet.

Bei einer Löschmeldung findet ein zeichengenauer Abgleich der Feldinhalte beim IRS statt. Bereits ein zusätzliches oder weggelassenes Leerzeichen, eine Abkürzung oder andere Schreibweise eines Straßennamens kann zu einer Abweisung führen. Daher sind die Daten der referenzierten ursprünglichen Erstmeldung sehr sorgfältig in die Löschmeldung zu übertragen.

Bei einer Löschmeldung müssen allerdings nicht zwangsläufig alle Datensätze und Angaben der Erstmeldung enthalten sein, sondern es können auch bspw. nur die Datensätze gelöscht werden, die von Fehlern betroffen sind.

Für den jeweils aktuellen Meldezeitraum sind in Bezug auf Löschmeldungen Besonderheiten zu beachten, da während einer bestimmten Zeitspanne eine Übermittlung auch vor dem Erhalt einer US-EmpfangsbestätigungAnFI möglich sein kann. Die Voraussetzungen hierfür und weitere Informationen sind im Dokument Verarbeitungsprotokolle FATCA im Abschnitt "Zulässigkeit von Meldearten" nachzulesen.

Grundsätzlich stellt das BZSt den Sendern von Massendaten ganzjährig eine Testumgebung zur Verfügung, die das aktuelle System widerspiegelt und eine Simulation von Erst- und Löschmeldungen ermöglicht.

Für Einzeldatenmelder (BOP) besteht keine Testmöglichkeit.

Nähere Informationen zum Testverfahren finden Sie im Handbuch für das FATCA-Testverfahren über die Massendatenschnittstelle ELMA, welches auf der Internetseite des BZSt veröffentlicht ist.

Bei allgemeinen Anliegen, die nicht im Zusammenhang mit den Verfahren CRS, FATCA oder DPI stehen, wenden Sie sich bitte an die Telefonzentrale (Tel: 0228 406-0) oder das steuerliche Info-Center des BZSt (Tel: 0228 406-1200).

Bei fachlichen Fragen zu den Verfahren CRS, FATCA oder DPI erreichen Sie den Arbeitsbereich AIA-Prüfungen (Prüfungsbereich für den automatischen internationalen Informationsaustausch) werktags innerhalb der regulären Funktionszeiten des BZSt (Montag bis Donnerstag 09:00 Uhr - 15:00 Uhr und Freitag 09:00 Uhr - 12:00 Uhr) telefonisch über die AIAP-Hotline unter 0228 406-3390.

Darüber hinaus ist der Prüfungsbereich für den automatischen internationalen Informationsaustausch über das Kontaktformular auf der Webseite des BZSt zu erreichen (Startseite > Unternehmen > Internationaler Informationsaustausch > FATCA > AIA-Prüfungen).

Zusätzlich können schriftliche Anfragen entweder per E-Mail an aia-pruefungen@bzst.bund.de gerichtet werden oder postalisch an die Hausanschrift:

Bundeszentralamt für Steuern
AIA-Prüfungen (Referat St I A 2)
53221 Bonn

Die Zuständigkeit des Arbeitsbereiches AIA-Prüfungen liegt bei den Fachverfahren Common Reporting Standard (CRS) und Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA).

Bei fachlichen und rechtlichen Anfragen bezüglich der Anwendung / Auslegung der FATCA-USA-Umsetzungsverordnung und dem Anwendungsschreiben für den automatischen Austausch von Finanzinformation in Steuersachen wenden Sie sich an den Arbeitsbereich AIA-Prüfungen.

Bei Anfragen technischer Natur, insbesondere bezüglich der Datenübermittlung etc., wenden Sie sich an den Fachbereich FATCA.

Der Arbeitsbereich AIA-Prüfungen behält es sich grundsätzlich bei jedem Anschreiben vor, einen allgemeinen / formellen Hinweis auf Bußgeldvorschriften aufzunehmen.

Bei Pflichtverletzungen im Bereich der Melde- und Sorgfaltspflichten kann ein Bußgeld verhängt werden.

Die Festsetzung von Bußgeldern obliegt stets der Bußgeld- und Strafsachenstelle (BuStra) des BZSt.

Die Bußgeldvorschriften finden erst dann Anwendung, wenn der Tatbestand einer in der FATCA-USA-UmsV und in der AO geregelten Steuerordnungswidrigkeit erfüllt ist.

Der bloße Hinweis entfaltet demnach keine bußgeldrechtliche Wirkung.

Dies gilt entsprechend für automatisierte Hinweise in den Verarbeitungsprotokollen des Fachbereichs FATCA, die nach einer Datenübermittlung an den Datensender verschickt werden und formelle Hinweise auf Bußgeldvorschriften enthalten, bspw. bei verspäteten Meldungen.

Wurde keine Frist zur Rückmeldung gesetzt, besteht grundsätzlich auch keine Antwortpflicht.

Ergeben sich allerdings aufgrund des Inhalts des Anschreibens Rückfragen, Anregungen oder neue Erkenntnisse, die sachdienlich sein könnten, so können diese mitgeteilt werden.

Jede verspätete Datenübermittlung einer Erstlieferung kann grundsätzlich eine Verletzung der Melde- und Sorgfaltspflichten darstellen.

Dies kann - unabhängig von der technischen Möglichkeit zur Übermittlung nach Fristablauf - durch den Prüfungsbereich AIAP kontrolliert werden.

Auch in Fällen von Korrektur- und Löschlieferungen nach Fristablauf kann eine Rückfrage durch den Prüfungsbereich AIAP erfolgen.

Meldepflichtige deutsche Finanzinstitute sind gesetzlich dazu verpflichtet, sich bei der Bundessteuerbehörde der Vereinigten Staaten von Amerika, dem IRS (Internal Revenue Services) zu registrieren, um dort eine GIIN (Global Intermediary Identification Number) zu beantragen (§ 7 Abs. 1 FATCA-USA-UmsV).

Diese ist zwingend bei der Übermittlung von FATCA-Daten anzugeben.

Wurde eine GIIN beim IRS beantragt, geht der AIA-Prüfungsbereich grundsätzlich davon aus, dass der Antrag aufgrund einer bestehenden FATCA-Meldepflicht gestellt wurde.

Stellt der Arbeitsbereich AIA-Prüfungen fest, dass trotz vorhandener GIIN keine FATCA-Meldung erfolgt ist, so ist er aufgrund o.g. Annahme angehalten, mittels Erörterungsschreiben in Erfahrung zu bringen, ob eine Meldepflicht besteht bzw. aus welchem Grund eine GIIN beim IRS beantragt wurde, eine FATCA-Meldung allerdings unterblieben ist.

Sollte die Beantragung nur vorsorglich geschehen sein, teilen Sie dies dem AIA-Prüfungsbereich im Rahmen des Erörterungsschreiben mit.

Darüber hinaus haben Sie nichts zu veranlassen.

Sollten Sie eine FATCA-Meldepflicht für sich feststellen, so sind sie verpflichtet, die unterbliebenen Meldungen nachzuholen.

Die zuständige Behörde für die Erteilung derartiger Auskünfte über den Beantragungsvorgang einer GIIN (Global Intermediary Identification Number) ist der IRS (Internal Revenue Services).

Das BZSt kann hierzu keine Auskünfte erteilen.

Die Löschung der GIIN (Global Intermediary Identification Number) erfolgt über das Registrierungssystem des IRS (Internal Revenue Services). Das BZSt hat keine Möglichkeit zur Löschung der GIIN.

Wenn ein Finanzinstitut keinen Zugang zum Registrierungssystem hat, kann es den Zugangscode selbstständig beim IRS anfordern. Weitere Informationen über die Erfragung des Zugangscodes finden Sie unter diesem Link: https://www.irs.gov/businesses/corporations/fatcahelp501

Nachdem das Finanzinstitut Zugriff auf das Konto erhalten hat, kann es das Verfahren zur Deregistrierung einleiten. Die folgende Veröffentlichung des IRS enthält weitere Informationen über die Deregistrierung bzw. Löschung der GIIN: https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p5118.pdf

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte direkt an den IRS. Das BZSt kann dazu keine weiteren Auskünfte erteilen.