Fragen und Antworten
In diesem Bereich finden Sie die häufigsten Fragen und Antworten zur neuen Funktionalität KV/PV des Verfahrens ELStAM
Hinweis
Aktuell beinhaltet dieser Bereich nur Fragen zum Themenkomplex KV/PV für den Adressatenkreis der mitteilungspflichtigen Stellen und Datenübermittler.
Hinweis
Der vorliegende FAQ-Katalog stellt die Grundsätze für die Übermittlung der Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge dar. Es handelt sich bei den FAQ insoweit um eine Orientierungshilfe. Die FAQ-Hinweise entfalten keine Bindungswirkung für Einzelfallentscheidungen der Finanzverwaltung.
Das KV/PV-Merkmal als ELStAM entfaltet seine Bindungswirkung ausschließlich für das Lohnsteuerabzugsverfahren. Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung kann eine abweichende rechtliche Würdigung getroffen werden.
FAQ-Katalog
Wer ist verpflichtet, Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung zu übermitteln?
Mitteilungspflichtige Stellen sind Versicherungsunternehmen, welche private Kranken- und Pflegeversicherungen, für die die Voraussetzungen für steuerfreie Zuschüsse nach § 3 Nr. 62 Einkommensteuergesetz vorliegen oder die im Sinne des § 10 Abs. 1 Nr. 3 Einkommensteuergesetz Sonderausgaben sind, anbieten. Dazu zählen insbesondere Versicherungsunternehmen, welche private Krankheitskostenvoll- und Pflegepflichtversicherungen anbieten.
Für welche Kunden / Kundengruppen müssen Versicherungsbeiträge übermittelt werden?
Die Übermittlung der Beiträge ist nicht vom persönlichen Status des Versicherungsnehmers oder der versicherten Person abhängig. Es ist also nicht relevant, ob die Person Arbeitnehmer, Beamter oder Selbstständiger ist. Es kommt bei der Übermittlung lediglich auf die Art der Beiträge an.
Welche Beiträge müssen übermittelt werden?
Es müssen zwei Arten von Beiträgen übermittelt werden. Zum einen müssen Beiträge übermittelt werden, welche die Voraussetzungen für die Gewährung eines steuerfreien Zuschusses nach § 3 Nr. 62 Einkommensteuergesetz erfüllen und zum anderen müssen Beiträge im Sinne des § 10 Abs. 1 Nr. 3 Satz 1 Einkommensteuergesetz übermittelt werden. Bei der Übermittlung muss dabei in Beiträge zur privaten Krankenversicherung und Beiträge zur privaten Pflegepflichtversicherung unterschieden werden.
Bis wann muss die Übermittlung erfolgen?
Die Übermittlung der Beiträge muss bis zum 20.11. des laufenden Jahres für das Folgejahr erfolgen.
Können auch zu anderen Zeiten als im November Beiträge übermittelt werden?
Grundsätzlich können ab dem 01.01. eines laufenden Jahres Beiträge für ein Folgejahr übermittelt werden. Es können also zum Beispiel im Juni 2026 Beiträge für das Jahr 2027 übermittelt werden.
Hinweis: Die Datenübermittlungen für das Jahr 2026 voraussichtlich ab dem 01.08.2025 möglich.
Besteht eine Altersgrenze bezüglich des Versicherungsnehmers bzw. der versicherten Person in Bezug auf die Datenübermittlung an das BZSt?
Das persönliche Lebensalter eines Versicherungsnehmers bzw. der versicherten Person ist hinsichtlich der Datenübermittlung an das BZSt nicht relevant. Die Datenübermittlung ist daher ohne Berücksichtigung des Lebensalters des Versicherungsnehmers oder der versicherten Person durchzuführen.
Müssen die Versicherungsgesellschaften die Datenübermittlung selbst durchführen?
Für die Datenübermittlung kann sich jede Versicherungsgesellschaft eines Auftragnehmers bedienen. Die rechtliche Verantwortung für die zutreffende Datenübermittlung trägt in diesen Fällen weiterhin die Versicherungsgesellschaft. Der Auftragnehmer muss dabei auch im BZSt zur Teilnahme am elektronischen Verfahren registriert sein und zugelassen werden.
Welche Versicherungsarten müssen übermittelt werden? Müssen neben der Krankheitskostenvollversicherung (KKV) und der Pflegepflichtversicherung (PPV) zusätzlich noch andere Beiträge übermittelt werden?
Grundsätzlich sind die Beiträge für Krankheitskostenvollversicherungen und Pflegepflichtversicherungen zu übermitteln. Zusätzlich sind auch Beiträge zu Zusatzversicherungen wie z.B. Krankenhaustagegeldversicherungen, welche in Kombination mit einer Krankheitskostenvollversicherung zuschussfähig nach § 3 Nr. 62 Einkommensteuergesetz sind, zu übermitteln. Hinsichtlich der Zuschussfähigkeit sind die Regelungen des § 257 SGB V bzw. § 61 SGB XI beachten. Danach sind die Beiträge zuschussfähig, wenn das durch die Daten der mitteilungspflichtigen Stelle ersichtlich ist, also z.B., wenn eine Vollversicherung vorliegt oder der Versicherungsnehmer die Übermittlung beantragt hat.
Bei unterjährigen Beitragsänderungen müssen die Daten dem BZSt und dem Kunden zeitgleich mitgeteilt werden. Wie genau lautet die Definition von „zeitgleich“?
Eine Übermittlung an das BZSt und eine Mitteilung an den Kunden ist technisch nicht im gleichen Moment möglich, daher wird unter „zeitgleich“ eine Übermittlung ohne schuldhaftes Verzögern verstanden. Dabei wird nicht beanstandet, wenn im Regelfall die Übermittlung an das BZSt innerhalb von 5 Werktagen nach der Mitteilung an den Kunden erfolgt. In Ausnahmefällen ist auch ein längerer Zeitraum denkbar.
Was ist bei der Information des Versicherungsnehmers über das Widerspruchsrecht zu beachten?
Die Versicherer sind in der Formulierung des Widerspruchsrechts gegenüber dem Versicherungsnehmer grundsätzlich frei. Aus Sicht des BZSt muss der Versicherungsnehmer zur Wahrnehmung seiner Rechte jedoch nachvollziehbar, eindeutig und rechtzeitig vor Durchführung der Datenübermittlung über sein Widerspruchsrecht unterrichtet werden.
Welche Folge hat ein Widerspruch gegen die Datenübermittlung durch den Versicherungsnehmer?
Soweit der Versicherungsnehmer sein Widerspruchsrecht vollständig wahrnimmt, ist keine Datenübermittlung an das BZSt durchzuführen. Nimmt der Versicherungsnehmer sein Widerspruchsrecht nur teilweise („insoweit“) wahr, ist die Datenübermittlung entsprechend anzupassen und nur die dann zu übermittelnden Beiträge in die Datenübermittlung aufzunehmen. Eine Einschränkung des Widerspruches hinsichtlich der Art der Datenübermittlung (Mitteilung, Korrektur oder Stornierung) ist nicht möglich.
Kann der Widerspruch auch von anderen Personen als dem Versicherungsnehmer erklärt werden?
Entsprechend der rechtlichen Formulierungen steht das Widerspruchsrecht ausschließlich dem Versicherungsnehmer zu. Zur Ausübung dieses Rechtes kann sich der Versicherungsnehmer auch anderen Personen bedienen und diese bevollmächtigen. Außerdem können gesetzlich vertretungsbefugte Personen des Versicherungsnehmers das Widerspruchsrecht wahrnehmen.
Was passiert, wenn der Kunde den Widerspruch erst erklärt, wenn die Datenübermittlung an die Finanzverwaltung nicht mehr zu stoppen ist?
Wird der Widerspruch so spät erklärt, dass die mitteilungspflichtige Stelle zwar vor Durchführung der Datenübermittlung informiert wurde, gleichwohl die Datenübermittlung an die Finanzverwaltung nicht mehr stoppen kann, so ist diese Datenübermittlung nach Durchführung zu stornieren.
Muss eine Korrektur der Datenübermittlung erfolgen, falls der Versicherungsnehmer seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt?
Hierbei kommt es auf die Art der Beiträge an.
Beiträge, welche die Voraussetzungen für die Gewährung eines steuerfreien Zuschusses nach § 3 Nr. 62 Einkommensteuergesetz erfüllen, sind auch bei Nicht-Zahlung weiterhin in voller Höhe zu übermitteln.
Beiträge im Sinne des § 10 Abs. 1 Nr. 3 Satz 1 Einkommensteuergesetz sind in den Fällen, in denen der Versicherungsnehmer seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt, zu korrigieren. Diese Korrektur sollte regelmäßig nach 3 Monaten, spätestens jedoch bei Wechsel in den Notlagentarif oder zum Ende des Kalenderjahres erfolgen.
Ersetzt die Übermittlung der Beiträge an das ELStAM-Verfahren die Übermittlungen an die ZfA nach § 10 Abs. 2b Einkommensteuergesetz?
Nein, denn die Übermittlungen haben verschiedene weiterhin gültige Rechtsgrundlagen und unterscheiden sich auch im Verwendungszweck. Die übermittelten Beiträge an das BZSt werden zur Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale verwendet. Die nach § 10 Abs. 2b Einkommensteuergesetz übermittelten Beiträge an die ZfA dienen dem Zweck der Einkommensteuerveranlagung in den Finanzämtern.
Ist eine Abfrage zu fehlenden/falschen steuerlichen Identifikationsnummern (IdNr) IdNr gegenüber dem BZSt zulässig?
Ob und in welchem Rahmen ein maschinelles Anfrageverfahren (MAV) zur Ermittlung der IdNr genutzt werden kann, obliegt der Einschätzung des IdNr-Verfahrens. Für weitere Ausführungen wird auf die "Erläuterungen des IdNr-Verfahrens" verwiesen.
Müssen die Gründe für die Abweisungen einer Datenübermittlungen extra angefordert werden?
Die Fehlermeldungen zu den Datenübermittlungen und die Abweisungen der Datenübermittlungen erfolgen automatisiert. Der ausgestaltete Fehlerkatalog mit Erläuterungen zu den einzelnen Fehlercodes und Hinweistexten ist Bestandteil des Kommunikationshandbuchs (KHB) Teil 3.
Was ist unter einer Mitteilung zu verstehen?
Unter Mitteilung wird die erstmalige Datenübermittlung mitteilungspflichtiger Beiträge für einen Versicherungsvertrag und einen bestimmten Besteuerungszeitraum durch eine mitteilungspflichtige Stelle verstanden.
Was ist unter einer Korrektur zu verstehen?
Unter Korrektur wird die Datenübermittlung geänderter besteuerungsrelevanter Sachverhalte verstanden, nachdem bereits eine Datenübermittlung (z.B. Mitteilung oder Korrektur) durchgeführt wurde.
Was ist unter einer Stornierung zu verstehen?
Unter Stornierung wird jede Datenübermittlung verstanden, die notwendig ist, um die zuvor durchgeführten Datenübermittlungen (z.B. Mitteilung und / oder Korrektur) des jeweiligen Besteuerungszeitraumes für ungültig zu erklären.
Ab welchem Datum ist die Mitteilung frühestens möglich?
Ab dem 01.01. des jeweiligen Vorjahres ist die Datenübermittlung möglich. Z.B. können die Werte für 2027 ab dem 01.01.2026 übermittelt werden.
Bis wann müssen die Fehlercodes aus der Rückmeldung zur Mitteilung abschließend bearbeitet sein?
Die Fehlerbearbeitung muss nach bestem Wissen und Gewissen und ohne schuldhaftes Verzögern erfolgen. Eine zeitliche Begrenzung besteht aktuell nicht, insbesondere ist die Frist zur Übermittlung bis zum 20.11. nicht für die Bearbeitung der Fehlercodes bindend.
Wie geht man mit zukünftigen Änderungen um, wenn diese bereits zum Zeitpunkt der Mitteilung vordatiert im Datenbestand des Versicherers bekannt sind?
Bis zum 20. November 2025 muss die Mitteilung für das Besteuerungsjahr 2026 erfolgen. Ist z.B. zum Zeitpunkt der Mitteilung aber schon bekannt, dass sich zum 01.03.2026 die Beitragswerte ändern, kann diese Information schon in die Datenübermittlung aufgenommen werden.
Vom 01.01.2026 bis zum 28.02.2026 beläuft sich der Beitrag auf 500€ und ab dem 01.03.2026 auf 600€. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie im Beispielsfall verfahren werden kann:
Alternative 1: Zum 20.11. erfolgt eine Mitteilung unter Berücksichtigung der Änderung, also für Januar und Februar ein Wert von 500€ und für März bis Dezember ein Wert von 600€.
Alternative 2: Zum 20.11. erfolgt eine Mitteilung für Januar bis Dezember mit 500€ und anschließend erfolgt in 2026 eine Korrektur der Mitteilung. Da die übermittelten Datensätze als Bruttomitteilungen verstanden werden, muss dann die Korrektur für Januar und Februar den Wert 500€ und für März bis Dezember den Wert 600€ enthalten.
Untermonatlich ändern sich die Beitragswerte, welcher Wert muss dann übermittelt werden?
Bei einer untermonatlichen Änderung ist auf die wirtschaftliche Belastung des jeweiligen Monats abzustellen. Es ist also der Betrag zu übermitteln, welcher in dem Monat insgesamt zu zahlen ist.
Welche Abweichungen von Personendaten führen zu einer Fehlermeldung?
Die Zuordnung der Datenübermittlung zu den Steuerpflichtigen stellt auf die IdNr und das jeweilige Geburtsdatum ab. Abweichungen bei IdNr oder Geburtsdatum führen zu Fehlermeldungen. Der ausgestaltete Fehlerkatalog ist Bestandteil des KHB Teil 3.
Wenn sich innerhalb eines Vertrags der Versicherungsnehmer ändert, muss dann eine Berichtigungsmeldung der Mitteilung erfolgen, auch wenn sich die Höhe der Beiträge nicht ändert?
Ja, die KV/PV-Werte beziehen sich immer auf die Kombination von Vertrag und Versicherungsnehmer. Die KV / PV Werte sind daher bis zum Zeitpunkt des Wechsels gültig. Für die darauffolgenden Monate muss eine Korrektur der Beitragswerte auf „0“ übermittelt werden. Außerdem muss für die neue Kombination aus Vertrag und Versicherungsnehmer eine Mitteilung erfolgen, welche für den Zeitraum bis zum Wechsel die Werte „0“ enthält.
Muss zum 20.11. eine Mitteilung übermittelt werden, obwohl sich die Beitragswerte über den Jahreswechsel und für das gesamte darauffolgende Jahr nicht ändern?
Ja, die Pflicht zur Datenübermittlung zum 20.11. für das Folgejahr besteht unabhängig davon, ob sich Beitragswerte ändern oder nicht. Diese Mitteilung kann allerdings bereits unterjährig und nicht erst zum 20.11. abgegeben werden.
Was muss ich tun, wenn sich (z.B. durch Vertragsanpassungen) im laufenden Jahr für das laufende Jahr die Beitragswerte ändern?
Die bereits erfolgte Datenübermittlung ist zu korrigieren und für das Folgejahr muss bis zum 20.11. des laufenden Jahres eine Mitteilung erfolgen. Die Mitteilung für das Folgejahr kann bereits zum Zeitpunkt der Beitragsänderung erfolgen.
Müssen die Kunden über einen erfolgreich übermittelten Datensatz informiert werden?
Ja, die Kunden sind bei einer erfolgreichen Datenübermittlung darüber zu informieren, welche steuerlich relevanten Daten übermittelt wurden. Das umfasst insbesondere die übermittelten Beitragswerte und die dazugehörigen Zeiträume.
Wie muss die Kundeninformation gestaltet sein?
Das BZSt macht dazu keine Vorgaben. Die Gestaltung der Kundeninformation obliegt den Versicherungsgesellschaften.
Welche Wirkung hat die Stornierung einer Datenübermittlung?
Durch eine Stornierung wird eine ggf. unzutreffende Datenübermittlung (Mitteilung oder Korrektur) für ungültig erklärt. Durch eine Stornierung werden alle bisherigen Datenübermittlungen zu dem bestimmten Vertragsverhältnis oder der versicherten Person für das Besteuerungsjahr gelöscht.
Kann ich aus einer Datenübermittlung lediglich einen Teil der übermittelten Daten stornieren?
Ja, dies ist möglich. Eine Stornierung kann sich auch auf einen Teil der ursprünglichen Datenübermittlung beziehen, also z.B. auf einzelne Verträge, Versicherungsnehmer oder versicherte Personen. Der zu stornierende Teil wird durch die Übermittlung von Beitragswerten in Höhe von 0 gekennzeichnet. Die in der Stornierung nicht benannten Teile der ursprünglichen Übermittlung bleiben von der Stornierung unberührt.
Muss im Falle einer unterjährigen Beitragsänderung für das Folgejahr mit der entsprechenden Kundeninformation auch eine Mitteilung übermittelt werden?
Die Beitragswerte für das Folgejahr sind bis zum 20.11. des aktuellen Jahres zu übersenden. Erfolgt die Kundeninformation beispielsweise im Juni, kann die tatsächliche Übermittlung der Werte auch erst mit einer Mitteilung im November erfolgen.
Soweit sich die übermittelten Beitragswerte im Hinblick auf die ursprüngliche Kundeninformation nicht verändert haben, ist keine erneute Kundeninformation zum Zeitpunkt der Mitteilung notwendig.
Kann auch für Personen mit einem unvollständigen Geburtsdatum eine Datenübermittlung erfolgen?
Ja, das Verfahren ist durch das BZSt derart ausgestaltet, dass teilbekannte Geburtsdaten (z.B. 00.00.1990) und unbekannte Geburtsdaten (00.00.0000) zutreffend berücksichtigt und mit dem Daten der Finanzverwaltung abgeglichen werden können. Die Mitteilung des bei der Finanzverwaltung bezüglich der IdNr gespeicherten Geburtsdatums an die Versicherer ist jedoch nicht zulässig.
Muss bei aktiven Verträgen (z.B. PPV bei Kindern) mit Beitrag 0,00 Euro ebenfalls ein Datensatz geliefert werden?
Nein, es besteht keine Übermittlungspflicht. Es ist technisch möglich, dass eine Übermittlung zu einem Vertrag nur Null-Werte enthält. Diese Meldungen werden vom System des BZSt angenommen und verarbeitet. Ob eine Null-Übermittlung z.B. für einen Ehepartner stattfindet oder nicht, ist für den Arbeitgeber allerdings nicht unterscheidbar.
Ist bei Vertragsgestaltungen mit Skonto in der Datenübermittlung der vereinbarte Betrag oder aber der tatsächlich geleistete Betrag (vereinbarter Betrag abzüglich Skontos) zu berücksichtigen?
Durch die Versicherungsgesellschaft ist der tatsächliche Beitrag unter Beachtung des Skontos zu übermitteln, da der Steuerpflichtige auch nur in dieser Höhe wirtschaftlich belastet ist.
Bei welchen Änderungen der Vertragsdaten müssen Korrekturen übermittelt werden?
Es müssen bei Änderungen der Personendaten (wie z.B. Adresse) keine Korrekturen übermittelt werden, lediglich bei Änderungen an steuerlich relevanten Daten. Nach aktuellem Maßstab sind dies beispielsweise die Beitragswerte, die IdNr der Versicherungsnehmer und/oder versicherten Personen oder auch das Besteuerungsjahr.
Müssen bei der Korrektur einer Mitteilung die zum Zeitpunkt der ursprünglichen Mitteilung gültigen oder die aktuell gültigen Personendaten übermittelt werden?
Es müssen die aktuell gültigen Personendaten übermittelt werden.
Welche Daten müssen für die Durchführung einer Stornierung übermittelt werden?
Für eine Stornierung müssen die Daten der zugrundeliegende Datenübermittlung (Mitteilung oder Korrektur) übermittelt werden. Die Beitragswerte der versicherten Person müssen jeweils mit „0“ übermittelt werden.
Welche Fristen bestehen für die Übermittlung einer Korrektur?
Eine Korrektur hat regelmäßig innerhalb von 3 Monaten nach Eintreten des Korrekturgrundes zu erfolgen, in Fällen von Zahlungsausfällen zum Wechsel in den Notlagentarif und bei Wiederaufnahme von Zahlungen beim Wechsel in den Normaltarif, spätestens jedoch zum Ende des Kalenderjahres (technische Übermittlung der Korrektur bis spätestens 15.01.).
Müssen wir den Kunden auch informieren, wenn Werte mit 0,00 EUR übermittelt werden, z.B. bei Anwartschaften?
Ja, für jede an das BZSt durchgeführte Datenübermittlung ist eine Kundeninformation notwendig. Es besteht jedoch keine Übermittlungspflicht für aktive Verträge mit Beitragswerten von 0,00€.
Müssen wir auch ein Datenfeld mit 0,00 EUR übermitteln, wenn für den Versicherten diese Versicherungsart nicht bei uns besteht?
Nein, es sind nur (Null-) Beiträge für tatsächlich bestehende Vertragsverhältnisse zu übermitteln. Es ist technisch möglich, ein Vertragsverhältnis zu übermitteln, in dem nur Krankenversicherungsbeiträge oder nur Pflegeversicherungsbeiträge enthalten sind.
Wer ist im Rahmen von fakultativen Gruppenversicherungen Versicherungsnehmer?
Im Rahmen von fakultativen Gruppenversicherungen, in denen die natürliche Person wirtschaftlich mit dem Versicherungsbeitrag belastet und begünstigte Person der Versicherungsleistung ist, ist diese natürliche Person als Versicherungsnehmer zu übermitteln.
Wie sind die Beträge in Fällen von Vorauszahlungen oder Jahreszahlungen zu übermitteln?
In Fällen, in denen Beiträge in einer Summe für mehrere Monate entrichtet werden, sind die gezahlten Beiträge gleichmäßig auf die Monate aufzuteilen, für welche sie geleistet wurden und entsprechend zu übermitteln.
