Digitale Lohnschnittstelle
Die Digitale LohnSchnittstelle ist die Beschreibung einer Schnittstelle für den Export von Daten aus dem Lohnbuchhaltungssystem des Arbeitgebers für die Datenträgerüberlassung ("Z3-Zugriff") im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung. Sie soll eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder unabhängig von dem beim Unternehmen eingesetzten Lohnabrechnungsprogramm sicherstellen. Der Arbeitgeber hat dem Außenprüfer die Daten gemäß den Konventionen der DLS zur Verfügung zu stellen.
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Zielsetzung
Die DLS soll durch einen reibungslosen Prüfungsablauf Wirtschaft und Finanzverwaltung gleichermaßen entlasten. Die Ziele der DLS sind:
- wesentliche Vereinfachung des technischen Prozesses der Datenbereitstellung durch den Arbeitgeber,
- Vermeidung inhaltlicher Fehldeutungen von Datei- und Feldinhalten,
- Verringerung der personellen Kapazitäten zur Betreuung der Datenbereitstellung,
- Zeit- und Kostenersparnis auf beiden Seiten,
- einheitlicher Datenbestand.
Hintergrund
Seit dem 1. Januar 2002 hat die Finanzverwaltung das Recht, die Buchführung, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurde, im Rahmen von Außenprüfungen im Weg des Datenzugriffs zu prüfen (§ 147 Abs. 6 AO).
Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18. Juli 2016 (BGBl. I S. 1679) hat der Gesetzgeber die Einführung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto (Digitale LohnSchnittstelle -DLS-) verbindlich festgeschrieben.
Die DLS ist für ab dem 1. Januar 2018 aufzuzeichnende Daten anzuwenden (§ 4 Abs. 2a Lohnsteuer-Durchführungsverordnung).
Das Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 S. 2 AO auf prüfungsrelevante steuerliche Daten bleibt von der Anwendung der DLS unberührt.
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Fragen & Antworten
In welcher Form sollen die Daten bereitgestellt werden?
Die Daten sind mittels des XML-basierten Beschreibungsstandards bereitzustellen.
Dabei ist für jedes Jahr des Prüfungszeitraums ein gesonderter Datenbestand einschließlich der dazugehörigen xml- und dtd-Datei zu liefern.
Der „GDPdU-Beschreibungsstandard“ sieht als Voreinstellung für die index.xml-Datei die Kodierung UTF8 vor, für die Datendateien dagegen Windows ANSI. Sofern hiervon abgewichen wird, ist die jeweilige Kodierung in der index.xml-Datei gesondert zu implementieren. Zu den Einzelheiten siehe: https://www.caseware.net/ihr-know-how-portal-zum-beschreibungsstandard/.
Die XML-Datei, die dem DLS-Paket beigelegt ist, hat lediglich Beispielscharakter (Beispiel_index_DLS_JJJJ.N.xml). Sie ist stets an den jeweils zu liefernden Datenbestand anzupassen (zum Beispiel: ASCII-delimited bzw. ASCII-Fixed Length). Hierfür ist die aktuelle Datensatzbeschreibung maßgeblich.
Die Feldreihenfolge in den Datensätzen der einzelnen Datengruppen ist zwingend einzuhalten. Eine bestimmte Sortierung der Datensätze ist nicht vorgegeben.
Welche Datengruppen sieht die DLS vor?
Das Datenmaterial ist wie folgt zu gliedern:
- Programminfo
Enthält die allgemeinen Systeminformationen. - Arbeitgeberstammdaten
Enthält Informationen aus dem Organigramm des Unternehmens, definiert die lohnsteuerliche Betriebsstätte und die Zuordnung des Arbeitnehmers zum Unternehmen oder Unternehmensteil. - Arbeitnehmerstammdaten
Enthält die persönlichen Daten des Arbeitnehmers und die Informationen zu den Besteuerungsgrundlagen des Arbeitnehmers. - Lohnartenstammdaten
Diese Datengruppe definiert die Inhalte und die Ausprägungen der einzelnen Lohnarten. - Lohnartenabrechnungsdaten
Die Datengruppe bildet die Verwendung der einzelnen Lohnart pro Arbeitnehmer ab. - Lohnkontendaten
Enthält im Wesentlichen die Werte entsprechend der amtlichen Lohnsteuerbescheinigung. - Sozialversicherungsdaten
Beinhaltet die aus steuerlicher Sicht relevanten Sozialversicherungsdaten.
Welche Feldeigenschaften sind in der Datensatzbeschreibung enthalten?
Die Felddefinitionen zu den einzelnen Datengruppen ergeben sich aus der beiliegenden Datensatzbeschreibung (.xlsx).
Die Feldeigenschaften
- Feldname
- Typ
- Dezimale
- Parameter und
- Beschreibung
entsprechen dabei dem Aufbau der Feldbearbeitung, die IDEA nach dem Import anbietet.
Die Feldeigenschaften
- Schlüsselsystematik und
- Erläuterung
wurden im Hinblick auf die Eindeutigkeit und Verständlichkeit der Datensatzbeschreibung zusätzlich aufgenommen und sind nicht in den Datenbestand zu übernehmen.
Wo findet man Informationen zur verwendeten Schlüsselsystematik?
Die umfangreiche Schlüsselsystematik der Sozialversicherungsdaten für die Felder "Beitragsgruppenschlüssel", "Personengruppenschlüssel" und "Staatsangehörigkeitsschlüssel" sowie die Kodierung zu den Feldern "Land des AN HW/NW" in den Arbeitnehmerstammdaten ergeben sich aus dem Schlüsselverzeichnis für die Angaben zur Tätigkeit in den Meldungen zur Sozialversicherung der Bundesagentur für Arbeit, der Staats- und Gebietssystematik des Statistischen Bundesamtes und der Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (DEÜV).
Welche Bedeutung haben die Primärschlüssel?
Die Primärschlüssel sind eine notwendige Voraussetzung für die Verknüpfung der Daten zwischen den einzelnen Dateien.
Die folgenden drei Primärschlüssel werden in der DLS verwendet:
- Personalnummer,
- Identifikationsnummer und
- Lohnartennummer
Um die Eindeutigkeit zu gewährleisten, sind die Primärschlüssel jeweils nur einmal im Kalenderjahr zu vergeben.
Die Eindeutigkeit der Primärschlüssel ist auch bei Zusammenfassung mehrerer Organisationseinheiten in einer Lohnsteueranmeldung (Konsolidierung) einzuhalten.
Primärschlüssel sind im gesamten Datenbestand hinsichtlich der Länge (z. B. „führende Nullen“), Formatierung und des Aufbaus einheitlich zu führen.
Was ist bei der Vergabe des Primärschlüssels "Personalnummer" zu beachten?
Dieselbe Personalnummer darf in demselben Kalenderjahr nicht an zwei verschiedene Arbeitnehmer vergeben werden.
Daraus ergibt sich im Umkehrschluss, dass innerhalb eines Kalenderjahres eine Personalnummer nur für einen Arbeitnehmer, umgekehrt aber für einen Arbeitnehmer durchaus mehrere Personalnummern verwendet werden dürfen.
Was ist bei der Vergabe des Primärschlüssels "Lohnartennummer" zu beachten?
Die Definition der Lohnartennummern erfordert neben der Eindeutigkeit auch die Unveränderbarkeit sämtlicher steuerrelevanter Attribute (z. B. Steuerpflicht, Brutto-/ Nettobezug und Brutto-/Nettoabzug).
Daher darf dieselbe Lohnartennummer in demselben Kalenderjahr nicht für eine weitere Lohnart mit abweichenden steuerlichen Attributen verwendet werden.
Welche Lohnarten sind bereitzustellen?
Beim Datenexport sind sämtliche im jeweiligen Kalenderjahr verwendeten Lohnarten zu berücksichtigen.
Dabei ist unter „Lohnart“ im Sinne der DLS-Konventionen jeder Wert zu verstehen, der in der Lohnabrechnung ausgewiesen wird oder im Laufe der Abrechnung generiert wird und für die Nachvollziehbarkeit der Lohnabrechnung von Bedeutung sein könnte (z.B. Zwischenwerte, Bezugsgrößen). Hierzu gehören auch:
- Primär- und Sekundärlohnarten,
- Eingabe- und Systemlohnarten,
- technische Lohnarten,
- Standard- und individuelle (Customizing) Lohnarten,
- Zeitlohnarten
- …
Lohnarten sind auch alle Be- und Abzüge, die in Geld oder Geldeswert zu- oder abfließen.
Werte, die im Rechenlauf zwar generiert aber nicht festgeschrieben wurden (sog. „flüchtige“ Werte) sind nicht als Lohnart auszuweisen.
Was muss bei Feldern ohne Dateninhalt beachtet werden?
Numerische Felder mit dem Wert Null sind als solche (Ziffer) auszuweisen. Numerische Felder ohne Belegung sind als "Blank" anzuzeigen (leer belassen).
Zeichenfelder ohne Belegung sind ebenfalls als "Blank" auszuweisen.
Datumsfelder ohne Belegung sind mit der Maske 00.00.0000 zu belegen.
Wie ist mit Datenbeständen bei mehreren lohnsteuerlichen Betriebsstätten zu verfahren?
Für jede zu prüfende lohnsteuerliche Betriebsstätte ist ein gesonderter Datenbestand zu erstellen (z. B. einzelne Gesellschaften im Rahmen einer Konzernprüfung).
Nach welchen Kriterien sind die Datenbestände zu liefern?
In sämtlichen Datengruppen (siehe FAQ Nr. 2) sind alle Datensätze zu liefern, die in Bezug auf den Abrechnungszeitraum, den Anmeldungszeitraum oder den Zahlungszeitpunkt das Prüfungsjahr berühren.
Welche Werte sind in der DLS abzubilden?
Die DLS stellt auf die tatsächlichen Lohnbuchungen des Arbeitgebers ab ohne Berücksichtigung einer rechtlichen Würdigung (Ist-Werte).
Wie sollen die Daten bei der Anlieferung strukturiert werden?
Aus Gründen der Übersichtlichkeit sind innerhalb der Datenbestände die Dateien eines jeden Jahres des Prüfungszeitraums (siehe FAQ Nr. 11) in einem gesonderten, entsprechend bezeichneten Unterverzeichnis abzulegen.
Wie sind Korrekturbuchungen/Rückrechnungen innerhalb der Abrechnungsdaten darzustellen?
Die Darstellung von Korrekturbuchungen für vorangegangene Abrechnungszeiträume (so genannte "Rückrechnungen") im Lohnkonto führt häufig zu Beanstandungen durch die Lohnsteuer-Außenprüfung.
Damit die Rückrechnungen nachvollzogen und ausgewertet werden können, sind Änderungswerte in den Lohnartenabrechnungsdaten und den Lohnkontendaten mit dem Differenzbetrag zur ursprünglichen Buchung auszuweisen. Sie dürfen nicht mit dem aktuellen Wert oder durch eine Stornobuchung überschrieben werden.
Zur Veranschaulichung sind in der Datei "Bsp_Rueckrechnungen_DLS_JJJJ.N.pdf" Beispiele zur Behandlung von Korrekturbuchungen dargestellt.
Welche Funktion hat der "Abrechnungszähler"?
Der Abrechnungszähler definiert in den Datengruppen Lohnartenabrechnungsdaten und Lohnkontendaten für jeden Datensatz die ursprüngliche Buchung (erste Buchung der Daten eines jeden Abrechnungsjahres) über den Wert 1 sowie die Anzahl der zugehörigen Korrekturbuchungen beginnend mit dem Wert 2. Wird für die Kombination aus den Schlüsseln Pers_Nr, Abr_Jahr und Abr_Mon ein neuer Datensatz mit abweichendem Anmeldungszeitraum erzeugt, ist der Wert im Feld Abr_Zahl um eins zu erhöhen.
Beispiele zum Abrechnungszähler sind ebenfalls in der Datei Bsp_Rueckrechnungen_DLS_JJJJ.N.pdf dargestellt.
Wie wird der "Änderungszähler" gebildet?
Der Änderungszähler dient als Schnittstelle zwischen den Abrechnungsdaten (Lohnartenabrechnungsdaten, Lohnkontendaten) und den für sie jeweils gültigen Arbeitnehmerstammdaten. Der Änderungszähler ermöglicht die Zuordnung der bei der Lohnabrechnung zu Grunde gelegten Stammdaten (persönlichen Verhältnisse und Besteuerungsdaten) zu den Abrechnungsdaten.
Der Änderungszähler definiert innerhalb der Datengruppe Arbeitnehmerstammdaten die Gültigkeit der Daten beginnend mit dem Wert 1 für den ersten Abrechnungszeitraum eines jeden Abrechnungsjahres. Der Änderungszähler wird bei jeder Änderung um eins erhöht.
Werden im aktuellen Abrechnungszeitraum Änderungen der Arbeitnehmerstammdaten mit Wirkung für Vorjahre vorgenommen, ist ausschließlich der letzte Vorjahreswert zu erhöhen.
Der Änderungszähler ist bei jeder Änderung der Arbeitnehmerstammdaten anzuwenden und ist daher auch untermonatlich (z. B. Änderungen der Anschrift, Erfassung mehrerer Ein- und Austritte im Monat bei Tagelöhnern, Statisten, Organisationseinheiten und Unterorganisationseinheiten, etc.) zu bilden. Folglich kann die Anzahl der Datensätze in den Arbeitnehmerstammdaten von denen in den Lohnartenabrechnungsdaten und Lohnkontendaten abweichen.
Auch in Abrechnungsmonaten, in denen keine Änderung der Arbeitnehmerstammdaten erfolgt, sind die für die aktuelle Abrechnung gültigen Arbeitnehmerstammdaten anzugeben.
In die Datengruppen Lohnartenabrechnungsdaten und Lohnkontendaten ist für die Abbildung des Änderungszählers aus den Arbeitnehmerstammdaten der jeweils letzte gültige Wert des Feldes Aend_Zahl des Abrechnungszeitraums zu übernehmen.
Beispiele zum Änderungszähler sind ebenfalls in der Datei Bsp_Korrekturen_AN_Stammdaten_DLS_JJJJ.N.pdf dargestellt.
Ist eine steuerliche Einzelaufschlüsselung der pauschal besteuerten Bezüge innerhalb der Lohnartenstammdaten tatsächlich notwendig?
Ja, aus der Lohnartenbezeichnung allein ist ihre steuerliche Zuordnung nicht eindeutig erkennbar.
Beispiele sind in der Datei Bsp_Lohnartenstammdaten_DLS_JJJJ.N.pdf dargestellt.
Wie sind die Felder Z_Einheit, Z_Menge, Z_Basis und Z_Prozent in den Lohnartenabrechnungsdaten zu verwenden?
Beispiel:
Der Arbeitnehmer arbeitet 20 Stunden mit einem Grundlohn von 10,00 Euro pro Stunde. Da die Arbeitszeit auf Sonntage fällt, berechnet sich der tatsächliche Arbeitslohn mit dem 1,5-fachen des Grundlohns. Der Zuschlag für die Sonntagsarbeit im betreffenden Monat beträgt somit 300,00 Euro.
| Z_Einheit | Z_Menge | Z_Basis | Z_Prozent | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Stunden | 20,00 | 10,00 | 150,00 | 300,00 |
Sofern in Ausnahmefällen Mehrfachänderungen in Z-Feldern vorgenommen werden, sind diese in getrennten Rückrechnungen auszuweisen.
Beispiel:
Lohnabrechnung 1
dabei falscher Stundenlohn eingetragen und zu wenig Stunden
| Nr | Lohnart | Z_Einheit | Z_Menge | Z_Basis | Z_Prozent | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 100 | Lohn | Stunden | 100 | 20,00 | 100,00 | 2000,00 |
Korrektur im Folgemonat
| Nr | Lohnart | Z_Einheit | Z_Menge | Z_Basis | Z_Prozent | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 100 | Lohn | Stunden | 160 | 22,00 | 100,00 | 3520,00 |
Lösung:
Korrekturbuchung 1 Basislohn:
| Nr | Lohnart | Z_Einheit | Z_Menge | Z_Basis | Z_Prozent | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 100 | Lohn | Stunden | 100 | 2,00 | 100,00 | 200,00 |
Korrekturbuchung 2 Stundenzahl:
| Nr | Lohnart | Z_Einheit | Z_Menge | Z_Basis | Z_Prozent | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 100 | Lohn | Stunden | 60 | 22,00 | 100,00 | 1320,00 |
Sollte ein Berechnungsschema im Rahmen der Z-Felder nicht plausibel abgebildet werden können, sind sämtliche Z-Felder mit einem "Blank" auszuweisen.
Wie sind die Felder LSt_vor_JA bzw. LSt_nach_JA in den Lohnkontendaten zu füllen?
Beide Felder sind monatlich zu füllen. Das Feld LSt_vor_JA enthält die monatlich berechnete Lohnsteuer. Wird ein Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt, ist das Feld LSt_nach_JA mit der endgültigen Lohnsteuer zu füllen, andernfalls sind beide Feldinhalte identisch.
| Zeitraum | LSt_vor_JA | LSt_nach_JA |
|---|---|---|
| Januar | 500,00 | 500,00 |
| Februar | 500,00 | 500,00 |
| März | 500,00 | 500,00 |
| April | 500,00 | 500,00 |
| Mai | 500,00 | 500,00 |
| Juni | 500,00 | 500,00 |
| Juli | 500,00 | 500,00 |
| August | 500,00 | 500,00 |
| September | 500,00 | 500,00 |
| Oktober | 500,00 | 500,00 |
| November | 500,00 | 500,00 |
| Dezember | 500,00 | 450,00 |
In welcher Form sollen ja / nein Felder dargestellt werden?
Bei Feldern, die der Schlüsselsystematik ja / nein unterliegen, ist auf eine exakte Einhaltung der Wertigkeit „ja“ oder „nein“ zu achten. Sofern die Felder nicht belegt werden können, ist ein Leerwert („Blank“) auszuweisen.
Worauf bezieht sich das Feld St_Schl?
Die Schlüsselung im Feld St_Schl bezieht sich ausschließlich auf das endgültige Abrechnungsergebnis zur jeweiligen Lohnart.
Welche Informationen sind in den Feldern Org_Einh_1 und Org_Einh_2 zu liefern?
Sofern zu einer lohnsteuerlichen Betriebsstätte eine getrennte Datenanlieferung für einzelne Teilbereiche erfolgt (z.B. Werke, Abrechnungskreise, etc.), sind diese in den Feldern Organisationseinheit / Unterorganisationseinheit zu benennen.
Die Felder werden ab der DLS-Version 2021.1 ersetzt durch die Felder Werk_AN_Org und Werk_AN_U_Org in den Arbeitnehmerstammdaten (vgl. folgendes FAQ).
Welche Informationen sind in den Feldern Werk_AN_Org und Werk_AN_U_Org einzutragen?
In den Arbeitnehmerstammdaten sind für jeden Arbeitnehmer die Organisations- und Unterorganisationseinheiten, in denen er beschäftigt ist, zu benennen (z.B. Niederlassungen, Betriebsteile, Standorte, Verwaltungseinheiten, Werke, Abrechnungskreise, etc.).
Welche Werte sind in der Datengruppe Sozialversicherung zu liefern?
Im Bereich der Datengruppe Sozialversicherungsdaten ist der jeweils letztgültige Wert im Abrechnungszeitraum zu liefern.
Gibt es Testmöglichkeiten für die DLS?
Die Bereitstellung von Testmöglichkeiten für Muster-/Testdaten seitens der Finanzverwaltung ist nicht möglich.
Wann wird die DLS aktualisiert?
Die Veröffentlichung einer neuen Version für das kommende Jahr erfolgt grundsätzlich bis spätestens zum 31. Oktober eines jeden Jahres.
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Kontakt
Für technische Fragen zur DLS steht Ihnen die Bund/Länder-Arbeitsgruppe "Prüfsoftware für den Bereich der Lohnsteuer-Außenprüfung" (AG PSW LStAP) unter folgender E-Mail-Adresse zur Verfügung:
dls@bzst.bund.de
